Skapa och ta bort profiler

Workplace-konton kan skapas av systemadministratörer både individuellt och flera åt gången. Besök IT- och utvecklarsupporten för att ta reda på mer om att skapa konton programmatiskt med hjälp av en molnidentitetsleverantör eller Active Directory.

Allmän information
Det finns tre steg för att skapa ett nytt användarkonto i Workplace:
  1. Etablering: Skapande av ett användarkonto i din Workplace-instans (användaren aviseras inte).
  2. Bjuda in: Tillåta en etablerad användare att göra anspråk på sitt konto (användaren aviseras).
  3. Göra anspråk på: En inbjuden användare aktiverar sitt Workplace-konto.
Hur du bjuder in dina användare till Workplace fastställer om deras konto skapas som etablerad eller inbjuden användare. En användare blir en faktureringsbar person först när de går från etablerad till inbjuden
Innan kollegor bjuds in för att använda Workplace vet de inte att de har ett etablerat konto. När ett konto har etablerad status:
  • Användaren kan inte göra anspråk på sitt konto och eventuella försök att göra det misslyckas.
  • Användaren får inte några e-postmeddelanden eller andra aviseringar från Workplace.
  • Du faktureras inte för kontot.
När du är redo för dina kollegor att göra anspråk på sina konton bjuder du in dem Workplace.
Då får dina kollegor ett e-postmeddelande som bjuder in dem att göra anspråk på sitt konto via en unik URL. För Single Sign On-aktiverade konton kan medlemmarna även göra anspråk på sina konton genom att logga in på Workplace via din konfigurerade SSO-tjänst.
Var den här informationen användbar?
Det finns 3 steg för att skapa ett nytt Workplace-användarkonto:
  1. Etablerad: Skapa ett användarkonto i ditt Workplace. Användaren aviseras inte.
  2. Inbjuden: Tillåta att en etablerad användare gör anspråk på sitt konto. Användaren aviseras.
  3. Gjort anspråk på: En inbjuden användare har aktiverat sitt Workplace-konto.
Hur du bjuder in dina användare till Workplace fastställer om deras konto skapas som etablerad eller inbjuden användare. En användare blir faktureringsbar först när de går från etablerad till inbjuden.
Skapa enskilt och manuellt konto
Konton som skapas enskilt anges med en gång som inbjudna och användaren får ett e-postmeddelande där de ombeds göra anspråk på sitt konto.
Skapa flera konton samtidigt
När du skapar konton med hjälp av verktyg för hantering av flera konton samtidigt väljer du om du vill bjuda in de här kontona nu eller senare. Om du väljer att bjuda in senare skapas kontona som etablerade. Då måste de bjudas in vid ett senare tillfälle.
G Suite eller Microsoft Azure Active Directory
När du skapar konton via G Suite eller Microsoft Azure AD väljer du om du vill bjuda in de här kontona nu eller senare.
Om du väljer att bjuda in dem nu skapas konton som inbjudna och användare får en inbjudan via e-post. Om du väljer att bjuda in senare skapas kontona som etablerade. Då måste de bjudas in vid ett senare tillfälle.
Andra molnidentitetsleverantörer eller komponenten för Active Directory-synkronisering
Om du ansluter en annan molnidentitetsleverantör (till exempel Okta, OneLogin eller Ping Identity) eller använder Active Directory Sync Component skapas kontona som etablerade och användarna måste bjudas in vid ett senare tillfälle.
Var den här informationen användbar?
Etablering av användare ger administratörer möjlighet att ladda upp användarkontoinformation och konfigurera Workplace-instanser utan att informera användare.
Genom att ge inbjudna och oinbjudna (etablerade) medlemmar separata statusar gör vi det möjligt för Workplace-administratörer att komma igång med sina communities genom att skapa grupper och lägga till etablerade medlemmar i dem. När administratören har förberett sin community kan hen bjuda in sina etablerade användare, så att dessa användare redan är med i relevanta grupper när de loggar in på sina konton för första gången.
Var den här informationen användbar?
Bjuda in användare
Obs! E-postadresser som inte inkluderar en persons namn, exempelvis info@domän.com eller sälj@domän.com kan inte användas för att skapa ett Workplace-konto. Det säkerställer att communityn vet vem som äger kontot och vem som är ansvarig för innehållet som kontot skapar.
Lägga till personer individuellt
Så här lägger du till enskilda personer i Workplace:
  1. Öppna din administratörspanel.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på Lägg till personer.
  4. Klicka på Lägg till en person.
Härifrån fyller du in information om individen. Klicka sedan på Lägg till. Konton som skapas så här får en inbjudan direkt.

Lägga till flera personer genom e-postadresser
Så här lägger du till flera konton i Workplace på en gång:
  1. Öppna din administratörspanel.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på Lägg till personer.
  4. Klicka på Lägg till flera personer.
Härifrån fyller du i användarnas e-postadresser. Klicka sedan på Lägg till. Konton som skapas så här får en inbjudan direkt. Du kan också kopiera inbjudningslänken som visas här och dela den med de som du vill ska skapa ett konto.

Skapa flera konton i taget genom en Excel- eller CSV-fil
Så här lägger du till många konton i Workplace på en gång:
  1. Öppna din administratörspanel.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på Lägg till personer.
  4. Klicka på Importera en CSV- eller XLSX-fil.
Härifrån kan du ladda ned en mallfil och ta reda på mer om formatet som krävs för uppladdningen. När du är klar klickar du på Importera fil

Skapa flera konton i taget genom en identitetsleverantör
Workplace har en omedelbar integration med de största molnidentitetsleverantörerna som Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin och Ping. Du kan ansluta din molnidentitetsleverantör genom att använda Workplace Import (där Workplace är värd för tilldelningskontakten) eller använda en anpassad Workplace-integration (där identitetsleverantören är värd för tilldelningskontakten).

Skapa flera konton i taget genom SCIM API
Denna uppsättning vägledningar presenterar koncepten för administration och inaktivering av konton genom användning av SCIM API.

Användare som bjuder in sig själva
Administratörer kan välja bland följande inbjudningsinställningar för att styra vilka som går med i deras Workplace:
  • Det är bara inbjudna personer som kan gå med: Du kan begränsa kollegor i din Workplace-community till ett specifikt segment i organisationen som region, avdelning eller team.
  • Alla från tillåtna eller verifierade domäner: Det här alternativet gör din Workplace-community tillgänglig för hela organisationen.
Du ändrar inbjudningsinställningarna genom att gå till Administratörspanelen och klicka på Inställningar. Du hittar relevanta inställningar under rubriken Förfrågningar om att gå med och att få åtkomst.

Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Premium.
När användare har bjudits in måste de gå igenom en anspråksprocess för att kontrollera eller ge information om sin profil och ange ett lösenord. För anställda påbörjas processen när de får ett e-postmeddelande från Workplace som innehåller deras unika URL för att göra anspråk, eller genom att de navigerar till inloggningssidan (endast företag som har aktiverat SSO) när de har blivit inbjudna.
Obs! Om ditt företag har aktiverat SSO för din community ombes medlemmarna först att logga in i ditt SSO-system innan de kan påbörja anspråksprocessen.
Sedan vägleds medlemmar genom följande steg för att slutföra sin registrering i Workplace:
1. Godkänna villkor och bekräfta profiluppgifter
Beroende på dina inställningar i Administratörspanelen kan medlemmar ombes godkänna ditt företags användarvillkor, samt kontrollera, komplettera eller ändra sina profiluppgifter och ange en profilbild.
2. Ange ett lösenord
Medlemmar ombes att ange ett lösenord. Det här steget utelämnas för communities med SSO aktiverat.
3. Välj standardgrupper
Medlemmar kan välja vilka grupper de ska bli medlemmar i bland ett standardurval, eller söka efter en viss grupp. Sedan dirigeras de till nyhetsflödet och kan börja använda Workplace omgående.
Var den här informationen användbar?
När du har skapat Workplace-konton för dina kolleger är nästa steg att bjuda in dem. Du kan bjuda in konton genom att använda Bjud in alla, Bjud in utvalda personer eller Bjud in en individ.
Bjud in alla
Så här bjuder du in alla:
  1. Klicka på Administratörspanelen i nyhetsflödets vänstermeny.
  2. Klicka på Inbjudningar som inte har skickats.
  3. Klicka på Bjud in alla.
  4. Klicka på Skicka.
Bjud in utvalda personer
Med det här alternativet kan du bjuda in en viss grupp personer. Så här bjuder du in en viss grupp personer:
  1. Klicka på Administratörspanelen i nyhetsflödets vänstermeny.
  2. Klicka på Inbjudningar som inte har skickats.
  3. Klicka på Välj personer att bjuda in.
  4. Ett popup-fönster öppnas där du uppmanas lämna en lista över medlemmar som du vill bjuda in i följande filformat: .csv, .xlsx eller .xls. Om du behöver en mall kan du ladda ned en från popup-fönstret.
  5. Klicka på Importera fil och ladda upp filen.
  6. Klicka på Skicka.
Bjud in en individ
Använd det här alternativet för att bjuda in en person eller skicka en inbjudan igen till en användare som inte fick sin första inbjudan. Så här bjuder du in en individ eller skickar en inbjudan igen:
  1. Klicka på Administratörspanelen i nyhetsflödets vänstermeny.
  2. Klicka på Personer.
  3. Leta reda på användaren i listan. Du kan söka efter användaren genom att använda sökrutan.
  4. Välj Bjud in bredvid namnet på personen som du vill bjuda in.
  5. Klicka på Skicka.
Du kan nu anpassa inbjudan du skickar till användarna om du har verifierat användarens e-postdomän. Läs mer om att verifiera e-postdomäner.
Var den här informationen användbar?
Administratörer kan välja att aktivera inställningen för egen inbjudan. Det gör att vem som helst från dina utvalda e-postdomäner kan ansluta till ditt Workplace utan inbjudan.
Så här aktiverar du egen inbjudan:
  1. Klicka på InställningarAdministratörspanelen.
  2. Klicka på bredvid Ansluta till detta Workplace.
  3. Välj Alla från tillåtna eller verifierade domäner och klicka på Spara.
  4. Tillbaka på inställningssidan klickar du på bredvid Åtkomstförfrågningar
  5. Välj Godkänn automatiskt förfrågningar från de här e-postdomänerna och klicka på Spara.
Det gör att personer från de valda verifierade eller tillåtna e-postdomänerna automatiskt ansluter till ditt Workplace utan att administratörer behöver godkänna förfrågan.
Ta reda på mer om att hantera dina e-postdomäner.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln är enbart tillämplig för administratörer i Workplace Advanced. Du kan bara utföra den här åtgärden från din dator.
Du kan skicka om bekräftelsemeddelandet till personer som har konton som ingen gjort anspråk på. Du kan välja att skicka om bekräftelsemeddelandet till alla konton som ingen gjort anspråk på eller till en lista över personer.
Så här skickar du om bekräftelsemeddelandet till personer:
  1. Klicka på fliken Personer i Administratörspanelen.
  2. Klicka på bredvid Redigera personer och välj Skicka avisering om anspråk.
  3. Välj Alla konton som ingen gjort anspråk på eller Specifika konton och följ anvisningarna.
  4. Klicka på Sänd när du har gjort dina val.
Var den här informationen användbar?
Två e-postpåminnelser om att göra anspråk skickas efter en första inbjudan till Workplace: den första skickas efter tre dagar, och den andra efter fem dagar.
Var den här informationen användbar?
Ta bort användare
När du inaktiverar en persons konto:
  • Inlägg, kommentarer och meddelanden som personen gjort före inaktiveringen är fortfarande tillgängliga för kollegerna. Det betyder att grupp- och händelsekonversationer inte bryts och att innehåll som är beroende av det borttagna kontot inte tas bort.
  • När ett konto inaktiveras loggas personen ut från alla Workplace-sessioner och kan inte längre få tillgång till Workplace.

När du tar bort en persons konto:
  • Hens kolleger kan inte se kontot på Workplace.
  • Det kan ta upp till 90 dagar att ta bort allt personen har publicerat, som foton, inlägg eller andra data som lagras i säkerhetskopieringssystem.
  • Innehåll från andra användare som är beroende av den borttagna användarens innehåll (t.ex. kommentarer på den borttagna användarens inlägg) tas också bort.
  • Medan den här informationen tas bort är den otillgänglig för andra som använder Workplace.
  • Vissa av sakerna personer gör på Workplace lagras inte på deras konton. Exempelvis kan en kollega ha kvar meddelanden från den borttagna personen även efter att personens konto har tagits bort.
Obs: Det kan ta upp till 24 timmar innan ett användarkonto har inaktiverats.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Essential och Workplace Advanced. Du måste vara administratör och inloggad på Workplace från din dator om du vill inaktivera en persons Workplace-konto.
Om en person har lämnat företaget kan du inaktivera personens konto och avbryta personens åtkomst till Workplace. Inläggen, kommentarerna och meddelandena som personen gjort innan du inaktiverat personens konto är fortfarande tillgängliga.
Så här inaktiverar du en persons Workplace-konto:
  1. Klicka på Administratörspanelen längst upp till vänster i Workplace.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på bredvid personen du vill inaktivera och välj Inaktivera konto.
  4. Klicka på Bekräfta.
Obs: Gruppmedlemskapet kommer inte att tas bort omedelbart från inaktiverade konton. Efter fyra dagar tar vi automatiskt bort gruppmedlemskap. Om det inaktiverade kontot på nytt aktiveras inom fyra dagar sparas alla gruppmedlemskap och chattmedlemskap. Efter perioden på fyra dagar går det inte att återställa grupp- eller chattmedlemskap.
Tänk på att det kan ta upp till 24 timmar innan ett användarkonto har inaktiverats. När ett Workplace-konto inaktiveras loggas personen ut från alla Workplace-sessioner och kan inte längre få tillgång till Workplace.
Var den här informationen användbar?
Workplace-systemadministratörer kan bara ta bort användarkonton som aldrig har tagits i anspråk eller som för närvarande är inaktiverade. Efter en återställning av lösenordet måste administratörerna vänta 24 timmar med att radera ett användarkonto som tagits i anspråk. Om du vill upphäva åtkomsten till ett användarkonto men behålla kontots data ska du inaktivera kontot i stället för att ta bort det.
Vad som händer när du tar bort ett användarkonto
Om du tar bort ett användarkonto ska du vara medveten om följande:
  • Det går inte att ångra den här åtgärden.
  • Användaren kan inte längre logga in på Workplace.
  • Personen visas inte längre i avsnittet PersonerAdministratörspanelen.
  • Inlägg, kommentarer och meddelanden tas bort permanent.
  • Dina kolleger kan inte se kontot på Workplace.
  • Det kan ta upp till 90 dagar innan användarens alla interaktioner tas bort.
  • Innehåll från andra användare som är beroende av den borttagna användarens innehåll (t.ex. kommentarer på den borttagna användarens inlägg) tas också bort.
  • Medan vi tar bort den här informationen är den otillgänglig för andra som använder Workplace.
  • Vissa av sakerna personer gör på Workplace lagras inte på deras konton. Exempelvis har en kollega kanske fortfarande meddelanden från ett borttaget konto även efter att det har tagits bort.
  • Användarna tvingas ut ur grupper och deras administratörsbehörigheter försvinner. Tänk på att om du väljer att återaktivera användarkontot inom 14 dagar från borttagningen så återställs deras administratörsbehörigheter.
Ta bort ett konto
Så här tar du bort en inaktiverad anställds Workplace-konto:
  1. Klicka på Administratörspanelen i nyhetsflödets vänstermeny.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på bredvid namnet på den anställde vars konto du vill ta bort.
  4. Klicka på Ta bort konto.
  5. Klicka på Bekräfta.
Var den här informationen användbar?
Gruppmedlemskap lagras i upp till 4 dagar när ett konto har inaktiverats. Om en användare återaktiveras inom 4 dagar är personen fortfarande medlem i samma grupper som innan kontot inaktiverades. Om du är administratör kan du visa vilka inaktiverade användare som fortfarande har gruppmedlemskap lagrat i Workplace.
Om gruppmedlemmens konto har återaktiverats efter en inaktivering, kan användaren när han eller hon är inloggade på Workplace på datorn, klicka på Grupper till vänster på startsidan för att se de öppna, slutna och hemliga grupper de tillhör. De kan sedan gå med i grupperna igen.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Essential och Workplace Advanced.
När en medarbetare lämnar organisationen är det viktigt att säkerställa att deras Workplace-konto inaktiveras i tid. Detta gäller även om du använder enkel inloggning för autentisering eftersom autentiseringstoken inte löper ut direkt.
Om du använder automatisk administration via IPD eller AD Sync ska detta vara aktiverat som standard. Om du använder manuell administration eller CSV ska du säkerställa att inaktivering av Workplace-konton är en del av processen då en medarbetare lämnar sin tjänst.
Lär dig att inaktivera och massinaktivera användare.
Var den här informationen användbar?
Massåtgärder
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Essential och Workplace Advanced.
Workplace stöder hantering av flera användarkonton samtidigt via CSV-filer med kommaseparerade värden eller Excel-filer. Oavsett om du etablerar de första användarna på din arbetsplats, lägger till en ny avdelning eller chef eller inaktiverar vissa användare i din community så kan du använda hantering av flera konton samtidigt för att göra processen smidigare.
Om ditt företag använder en identitetsleverantör som stöds kan du använda automatisk kontohantering för att etablera och inaktivera konton åt dig när anställda kommer till och lämnar ditt företag. Ta reda på mer om att hantera konton med identitetsleverantörer.
Workplace stöder 2 åtgärder för flera konton samtidigt via CSV- eller Excel-filer:
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Advanced. Vid varje massuppladdning tillfrågas du om du vill bjuda in konton direkt eller vid ett senare tillfälle. Om du väljer att bjuda in senare skapas kontona utan att inbjudningar skickas och personer måste bjudas in vid ett senare tillfälle.
Workplace stöder skapande av flera användarkonton samtidigt via CSV-filer med kommaseparerade värden. I stället för att etablera ett konto för medarbetare i taget kan du ladda upp en CSV- eller Excel-fil som innehåller information om alla medarbetare.
Om du skapar ett mycket stort antal konton får varje individuell import inte innehålla fler än 2 500 rader med medarbetardata.
Så här skapar du flera konton genom att ladda upp en CSV- eller Excel-fil:
  1. Från Administratörspanelen klickar du på Personer > Lägg till personer > Lägg till personer.
  2. Klicka på knappen Importera fil och ladda upp CSV- eller Excel-filen via knappen Importera fil.
  3. När du klickar på knappen Ladda ned mall laddas en CSV-mall ned. Det här dokumentet kan öppnas igen i Excel och sparas som en .xls- eller .xlsx-fil om du föredrar att arbeta med Excel.
  4. När CSV-filen eller Excel-kalkylbladet har laddats upp visas en bekräftelseuppmaning som listar eventuella fel i CSV- eller Excel-filen, eller som visar om uppladdningen är slutförd. I den första kolumnen visas resultaten för varje rad:
  5. Om den första kolumnen är tom så skapas ett konto för medarbetaren.
    En röd oktogon anger att det finns ett problem med raden. Ett felmeddelande förklarar problemet.
    En blå cirkel anger att uppladdningen är ofullständig.
    En grön markering anger att uppladdningen är slutförd.
  6. När informationen om förhandsgranskningen har bekräftats kan du skapa de nya kontona genom att klicka på knappen Fortsätt. Då skapas kontona stegvis.
Medarbetare kommer fortfarande få e-postmeddelanden och push-aviseringar tills konton har inaktiverats. Läs Massinaktivering om du vill ha instruktioner för hur du inaktiverar konton.
Verifiera skapade konton
Om du vill bekräfta att alla konton har skapats kan du ladda upp CSV-filen eller Excel-kalkylbladet igen genom att följa stegen ovan och verifiera att alla rader har en bockmarkering i den första kolumnen. Du kan sedan klicka på Avbryt för att hoppa över att försöka skapa kontona igen. Om du gör detta får du ett meddelande som förklarar att kontona redan existerar.
Var den här informationen användbar?
När du etablerar flera konton samtidigt rekommenderar vi att du använder följande format:
Fält BeskrivningTypObligatoriskt
E-postadressE-postadressen på jobbet för den anställde. Värdet i det här fältet måste vara unikt för varje anställd Text Ja
FörnamnDen anställdes förnamn Text Ja
EfternamnDen anställdes efternamn Text Ja
BefattningDen anställdes befattning Text Nej
AvdelningAvdelningen där den anställde arbetarTextNej
TelefonnummerDen anställdes telefonnummer på jobbet. Varje telefonnummer måste vara ett giltigt internationellt nummer inklusive landskod (t.ex. +46 23 232233)Text Nej
PlatsKontorsadressen där den anställde arbetar TextNej
SpråkFörkortningen för standardspråket som ska anges för den här anställde. Om språket inte specificeras är standardspråket amerikansk engelska (en_US). Du hittar en fullständig förteckning över giltiga förkortningar på Facebook LocalesTextNej
Chefens e-postadressE-postadressen till den anställdes närmsta chef Text Nej
Avdelning Avdelningen där medarbetaren jobbar TextNej
OrganisationOrganisationen där medarbetaren jobbar Text Nej
Startdatum Datumet då en medarbetade gick med i en organisation Datum (ÅÅÅÅ-MM-DD) Nej
Var den här informationen användbar?
Du måste vara systemadministratör för att kunna lägga till kolleger via Google Identity eller Azure.
Så här lägger du till personer via Google Identity, Azure, OneLogin eller Okta:
  1. Klicka på Administratörspanelen i nyhetsflödets vänstermeny.
  2. Klicka på Personer.
  3. Klicka på Lägg till personer.
  4. Klicka på Anslut en identitetsleverantör.
  5. Välj Google Identity eller Microsoft Azure AD och följ anvisningarna.
Om du ansluter till den molnidentitetsleverantör som du har valt och det redan finns användare i Workplace, ser du till att namn, e-postadresser och information om dessa användarkonton i identitetsleverantören matchar användarprofilerna i Workplace. Annars skapas duplicerade konton från identitetsleverantören. Om någon av användarna lämnar ditt företag inaktiveras deras konton automatiskt. Kom ihåg att informationen är skiftlägeskänslig.
Obs! Du måste godkänna att Workplace får åtkomst till din IDP-information. Du måste även vara administratör för Google Identity och aktivera Google Identity-åtkomst om du vill lägga till personer med Google Identity.
Du kan administrera användare via dessa leverantörer oavsett om du har verifierat användarens e-postdomän eller inte.
I Workplace synkroniseras din användarlista automatiskt var 5:e timme.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln är enbart tillämplig för administratörer i Workplace Advanced.
Som ett alternativ till att inaktivera anställda en och en kan du inaktivera flera konton samtidigt genom att ladda upp en CSV-fil som innehåller e-postadressen för de konton som du vill inaktivera.
Så här laddar du upp en giltig CSV-fil och inaktiverar flera konton samtidigt:
  1. Klicka på fliken Personer i Administratörspanelen för att se en lista över alla konton för anställda.
  2. Från more klickar du på Inaktivera flera personer.
  3. Du får alternativet att ladda upp en CSV-fil. Filen ska innehålla en enda kolumn med e-postadressen för alla anställda som ska inaktiveras på separata rader.
När CSV-filen har laddats upp visas en bekräftelseskärm som visar eventuella fel i CSV-filen. I den första kolumnen visas resultaten för varje rad:
  • En bockmarkering anger att den anställdes konto redan har inaktiverats.
  • En triangel anger att det finns ett problem på den raden. Håll muspekaren över ikonen för att visa felmeddelandet.
  • Den anställdes konto inaktiveras om den första kolumnen är tom.
Du kan ladda ned informationen från förhandsgranskningen genom att klicka på knappen Exportera förhandsgranskning.
När förhandsgranskningsinformationen har bekräftats kan du inaktivera de valda kontona genom att klicka på knappen Inaktivera konton. Då inaktiveras kontona.
Tänk på – när du inaktiverar flera konton samtidigt kan det, beroende på hur många användare som inaktiveras, uppstå en fördröjning.
Verifiera inaktiverade konton
Bekräfta att alla konton inaktiveras genom att ladda upp CSV-filen igen och kontrollera att alla rader har en bockmarkering i radens första kolumn.
Obs: Tänk på att det kan ta upp till 24 timmar innan ett användarkonto har inaktiverats.
Var den här informationen användbar?
Logga in utan en e-postadress
Som systemadministratör kan du välja att lägga till medarbetare utan e-postadresser. Så här aktiverar du funktionen:
  1. Gå till Administratörspanelen.
  2. Klicka på Inställningar.
  3. Gå till inställningen Profilgenerering med åtkomstkoder och klicka på .
  4. Välj Aktivera för att låta kollegor utan en e-postadress logga in på Workplace med hjälp av en åtkomstkod.
  5. Klicka på Spara
Så här lägger du till flera personer utan e-postadress till Workplace:
  1. Klicka på Personeradministratörspanelen
  2. Klicka på Lägg till personer.
  3. Klicka på Importera en CSV eller XLSX och ladda ned CSV-mallen.
    • När du lägger till en användare måste du inkludera minst ett fält för namn och anställnings-id. Om detta har lagts till krävs ingen e-postadress. Åtkomstkoder skapas nu för alla användare utan e-postadress.
Så här distribuerar du åtkomstkoder till anställda:
  1. På skärmen Personer. Sök efter den anställda som du precis har lagt till.
  2. Klicka på bredvid den anställdas namn.
  3. Klicka på Hämta åtkomstkod.
  4. Ge åtkomstkoden till den anställda och be hen registrera sig för Workplace på work.workplace.com/work/accesscode. Här skapar de ett användarnamn och ett lösenord.
Du kan även ladda ned alla åtkomstkoder på en gång:
  1. Klicka på från skärmen Personer.
  2. Välj Hämta åtkomstkoder.
  3. Klicka på Skicka koder. Då skickas en lista med åtkomstkoder till din e-postadress.
Obs! Åtkomstkoder är känsliga data. Alla som har tillgång till en oanvänd åtkomstkod har fullt åtkomst till kontot som koden är relaterad till. Fördelningen av åtkomstkoder ska vara noggrant reglerad.
Mer om åtkomstkoder
  • De består av en sträng med 16 bokstäver.
  • Enbart en är giltig per konto och tillfälle.
  • När en ny åtkomstkod skapas åt en användare blir alla gamla koder ogiltiga.
  • De är giltiga i 90 dagar från det att de skapas.
  • När en åtkomstkod har använts för att göra anspråk på eller återställa åtkomst till ett konto blir åtkomstkoden ogiltig.
  • Administratörer kan inaktivera en oanvänd åtkomstkod när de vill.
Var den här informationen användbar?
Funktionen är bara tillgänglig för administratörer i Workplace Essential och Workplace Advanced.
Med inloggning med åtkomstkod kan administratörer bjuda in användare till Workplace utan en e-postadress. Med inloggning med åtkomstkod kan administratörer lägga till en användare i en Workplace-community genom att skapa en unik kod som gör att användaren kan göra anspråk på sitt konto.
Tänk på att du måste aktivera åtkomstkoder från administratörspanelen.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Essential och Workplace Advanced.
Du kanske vill få en länk för att göra anspråk för att kunna erbjuda dina kolleger en ytterligare metod för att göra anspråk. Du kanske till exempel vill skicka inbjudningar i utskriftsformat, via en SMS-gateway som omfattar hela företaget eller via ett anpassat e-postmeddelande från en chef till anställda som en uppföljning till det systemgenererade e-postmeddelandet om Workplace.
Genom att exportera länkar för att göra anspråk kan du distribuera dem en i taget eller flera samtidigt tillsammans med andra kollegers information. Du kan hämta länkar för att göra anspråk genom att ladda ned en CSV-fil som innehåller en export av personalinformation. Så här hämtar du länkar för att göra anspråk:
1. Klicka på fliken Personer i Administratörspanelen.
2. Klicka på more och sedan på Exportera personalinformation.
3. Du får efter en liten stund ett e-postmeddelande med en länk till en CSV-fil som innehåller alla kollegers data, inklusive länkarna för att göra anspråk för alla som har bjudits in men som inte har gjort anspråk på sina konton.
Var den här informationen användbar?
Felsökning
Den här artikeln är enbart tillämplig för administratörer i Workplace Advanced.
Om du stöter på ett felmeddelande om att användaren eller gruppen du försöker lägga till redan finns kan det bero på ett av följande problem:
  • Personen kanske tillhör en annan community. Tänk på att endast en e-postadress kan vara kopplad till en Workplace-community.
  • Personens e-postdomän kan vara godkännandelistad under en annan community.
  • Om du har kunnat lägga till någon med samma e-postdomän tidigare och nu stöter på ett felmeddelande kan det innebära att en annan community gjorde anspråk på e-postdomänen efter att du lade till personen med samma domän.
Om du får ett e-postmeddelande om att det inte går att använda e-postadressen kan det bero på att du försöker lägga till en generisk e-postadress som: info@, sales@, admin@, support@, etc. I Workplace går det bara att skapa konton med e-postadresser som tillhör enskilda personer.
Obs! För att undvika komplikationer när du lägger till kolleger i Workplace godkännandelistar du alla e-postdomäner som är kopplade till din community. En e-postdomän kan inte godkännandelistas i flera communityn.
Var den här informationen användbar?
Du måste se till att användare både har skapats och bjudits in. Du kan hitta mer information om den här processen här.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för användare av Workplace Advanced.
Om du har problem med att ladda upp CSV-filen med inaktiveringslistan, kan det bero på ett av dessa vanliga problem:
  • Inte i CSV-format: Alla filer måste vara i giltigt CSV-format (filtillägg .csv). Inga andra filtyper och -format accepteras.
  • Inte kodad i UTF-8: Alla filer måste kodas i teckenkodning enligt UTF-8.
  • Ogiltig e-postadress: Den angivna e-postadressen matchar inte ett konto i Workplace.
  • E-postadress som är dubblett: Varje e-postadress ska bara anges en gång i CSV-filen.
Var den här informationen användbar?
Den här artikeln gäller bara för administratörer i Workplace Essential och Workplace Advanced.
Om du har problem med att ladda upp en CSV-fil kan det bero på ett av dessa vanliga problem:
  • Inte i CSV-format
    Alla filer måste vara i giltigt CSV-format (filtillägg .csv). Inga andra filtyper och -format accepteras.
  • Inte kodad i UTF-8
    Alla filer måste kodas i teckenkodning enligt UTF-8.
  • Värden innehåller kommatecken
    Om ett värde innehåller ett kommatecken måste hela värdet undantas genom att dubbla citattecken används (t.ex. "värde_med_kommatecken"). Till exempel ska London, England lagras i CSV-filen som "London, England".
  • Dubbletter
    Dubbletter av poster för anställda orsakar fel under CSV-valideringen.
  • Felaktig användning av versaler
    Felaktig användning av versaler orsakar normalt inte något fel, men namn, platser och andra fält lagras med samma användning av versaler som i CSV-filen.
  • Felaktigt telefonnummer
    Telefonnummer ska anges i formatet [landskod] + [riktnummer] + [telefonnummer] (t.ex. +46 31 555150).
  • Ogiltigt språk
    Språket ska anges med en av de giltiga förkortningar som anges i listan över Facebook-språk.
Var den här informationen användbar?
Även om dina inställningar visar att endast personer som är inbjudna eller från en viss e-postdomän kan ansluta sig till din Workplace, kanske du fortfarande märker av nya förfrågningar som visas i avsnittet Åtkomstförfrågningar i Administratörspanelen.
I sådana fall är de förfrågningar du ser i Åtkomstförfrågningar från användare som dina kollegor har bjudit in med knappen Bjud in personer. Den här knappen finns på startsidan för Workplace, och är tillgänglig för alla i ditt community.
Så här väljer du hur dessa inbjudningar hanteras:
  1. Öppna Administratörspanelen.
  2. Klicka på Inställningar.
  3. Bläddra ner till Anslutnings- och åtkomstförfrågningar och leta efter underrubriken Åtkomstförfrågningar.
  4. Välj ett av de tillgängliga alternativen:
    • Administratörer måste godkänna alla förfrågningar för att ansluta till denna Workplace – även de som är inbjudna av dina kollegor måste godkännas i Åtkomstförfrågningar.
    • Godkänn automatiskt förfrågningar från dessa e-postdomäner – inbjudna användare från verifierade eller vitlistade e-postdomäner kommer automatiskt att få åtkomst.
    • Godkänn automatiskt alla förfrågningar – alla som är inbjudna till ditt community godkänns automatiskt.
  5. Klicka på Spara.
Du kan också kontakta support om du vill ta bort knappen Bjud in personer och hindra kollegor från att kunna bjuda in andra till ditt community.
Var den här informationen användbar?